1. Công tác Lễ tân – Khánh tiết

1.1. Tiếp xúc, hướng dẫn Đối tác/ Khách hàng đến liên hệ công việc tại Công ty

- Gửi thông tin tạo bảng Welcome Board cho P. MTUD, nhận file và trình chiếu khi Khách đến thăm gặp Công ty.

- Thông báo cho Ban/ Trung tâm/ Phòng / Cá nhân tiếp đón khi Khách đến đồng thời mời Khách ngồi trong thời gian chờ đợi.

- Trực tiếp mời Khách lên phòng họp đã được Ban/ Trung tâm/ Phòng / cá nhân book.

1.2. Tiếp nhận điện thoại và xử lý các cuộc gọi từ bên ngoài vào Công ty

- Nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến cá nhân liên quan.

- Giải đáp các thông tin cho Đối tác/ Khách hàng (thuộc phạm vi hiểu biết)

1.3. Tiếp nhận, ghi chép và thực hiện gửi, chuyển tiếp các văn bản/ thư từ/ bưu phẩm đến các Ban/ Trung tâm/ Phòng có liên quan theo thông tin trên thư đến/ thư gửi

- Thực hiện việc ghi chép thư từ, công văn đến vào sổ ghi chép hàng ngày và cho cá Ban/ Trung tâm/ Phòng/ cá nhân kí nhận.

- Ghi chép đầy đủ các thông tin quan trọng của các công văn đc gửi từ Sở Y tế, Cục quản lý Dược….

- Thực hiện việc lưu trữ thông tin thư đi trên sổ ghi chép và file excel để kiểm soát việc gửi thư đi.

- Liên hệ với dịch vụ EMS vào mỗi cuối ngày để nhận thư đi.

2. Công tác phòng họp

2.1. Quản lý hệ thống đặt phòng họp online: mrbs.gonsa.com.vn

2.2. Tiếp nhận lịch đặt phòng họp từ hệ thống đặt phòng họp online.

2.3. Phản hồi thông tin (duyệt/ từ chối) lịch đặt phòng họp qua hệ thống đặt phòng họp online theo nguyên tắc và thứ tự ưu tiên đã quy định.

2.4. Thông báo thay đổi thông tin (nếu có) trong trường hợp cần nhường phòng họp gấp cho các cuộc họp có tính chất quan trọng hơn.

2.5. Chuyển thông tin hoặc nhắc nhở nhân viên phụ trách công việc chuẩn bị phòng họp chuẩn bị phòng họp theo yêu cầu.

3. Đặt vé Tàu – Máy bay – Khách sạn

3.1. Thực hiện đặt vé máy bay, tàu, xe cho toàn bộ cán bộ nhân viên theo yêu cầu công việc trong và ngoài nước.

3.2. Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn cho BOD, Đối tác/ Khách hàng theo yêu cầu của BOD hoặc các cấp có thẩm quyền.

4. Quản lý thẻ Taxi

- Cập nhật cấp phát và theo dõi tình hình sử dụng thẻ taxi.

- Thu hồi thẻ sau khi CBNV đã sử dụng xong.

- Xác nhận bảng kê công nợ và thanh toán.

5. Đặt hoa

Đặt hoa theo yêu cầu của Ban/ Phòng/ Cá nhân (hoa sinh nhật, hoa viếng, hoa chúc mừng…)

6. Tạm ứng/ Quyết toán chi phí

- Tạm ứng thanh toán các khoản chi phí cố định/ phát sinh trong tháng thuộc phạm vi phụ trách.

- Thực hiện việc lưu trữ thông tin, bảng kê, chứng từ, hóa đơn trong phạm vi phụ trách.

- Quyết toán chi phí (hoàn thành trước ngày 6 của tháng kế tiếp).

- Nộp hồ sơ quyết toán về Phòng Kế toán.

7. Cấp phát thẻ đeo nhân viên/ namecard

- Làm và cấp phát thẻ đeo cho nhân viên mới/ nhân viên thay đổi chức danh/ phòng ban…

- Làm và cấp phát namecard cho cá nhân/ ban/ phòng có yêu cầu

8. Thu hồi vật tư nghỉ việc (thẻ đeo, logo)

- Check file cấp phát đồng phục/ thẻ đeo/ logo.

- Báo QLTT thu hồi thẻ đeo/ logo của CBNV nghỉ việc & gửi về P. HC.

- Xác nhận thu hồi vào biên bản bàn giao thôi việc.

9. Báo cáo

- Các báo cáo định kỳ đến Quản lý.

- Các báo cáo đột xuất theo yêu cầu từ Quản lý.

- Các báo cáo hàng tháng theo quy định Công ty.

10. Một số công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc/ Quản lý