21 cách tăng năng suất làm việc: Hoàn thành gấp đôi công việc chỉ với một nửa thời gian (phần 1)
Base Resources - Nếu bạn là một nhân viên, tăng năng suất làm việc là yếu tố quan trọng giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, tăng năng suất doanh nghiệp có thể giúp cải thiện kết quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đón đầu, dự báo những thăng trầm trong kinh doanh tốt hơn các doanh nghiệp khác. Dù bạn là ai, năng suất làm việc là vấn đề hàng đầu bạn cần quan tâm nếu muốn đạt được những mục tiêu dài hạn trong công việc và cuộc sống.
Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý giúp bạn 21 cách đơn giản giúp cải thiện năng suất làm việc một cách hiệu quả, không chỉ cho bản thân mà cả doanh nghiệp của bạn.
Bước 1: Tăng năng suất làm việc cho bản thân
1. Bắt đầu với chính bản thân mình
Nếu bạn muốn tăng hiệu suất doanh nghiệp, trước tiên hãy bắt đầu với chính ngày làm việc của bản thân bạn. Nỗ lực khiến bản thân mình làm việc hiệu quả không chỉ góp phần thúc đẩy năng suất công ty, mà còn giúp bạn biết đâu là phương pháp phù hợp để bạn áp dụng cho nhân viên của mình.
Nếu muốn tăng năng suất Doanh nghiệp, trước tiên hãy bắt đầu với chính ngày làm việc của bản thân bạn
2. Đặt deadline và nói với mọi người về thời hạn đó
Với những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn. Khi thông báo với người khác về deadline tự đặt ra, bạn sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành đúng deadline.
Với những nhiệm vụ hoặc dự án mở không có thời hạn kết thúc rõ ràng, hãy tự mình đặt một deadline để có động lực làm việc chăm chỉ hơn
3. Làm việc trong khoảng 90 phút
Con người khác với máy móc: Máy móc hoạt động theo tuyến tính, còn con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và vận hành theo bản chất tự nhiên của con người, bạn cần để tâm đến các chu kỳ Ultradian.
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: Bộ não con người có thể tập trung vào một công việc bất kì trong khoảng 90 - 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống, chúng ta cần một quãng giải lao khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Để tối ưu hoá năng suất, hãy chia ngày làm việc của bạn ra thành 4 - 5 phiên 90 phút, mỗi phiên hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.
Để có một ngày làm việc hiệu quả, hãy làm việc theo chu kì Ultradian
4. Nghỉ ngơi thường xuyên hơn
Các nghiên cứu cho thấy rằng: nghỉ ngơi trong quãng thời gian ngắn giúp duy trì sự tập trung tốt hơn và ngăn cản sự suy giảm hiệu quả làm việc. Hãy tạm ngưng tập trung vào một nhiệm vụ trong vòng 1 - 2 phút, khoảng 2 - 3 lần một giờ, giúp bạn tập trung tốt hơn trong cả ngày dài làm việc.
Bên cạnh đó, hãy tập thể dục ít nhất 1 lần trong ngày, dù đó chỉ là một vài cái chống đẩy hay tập thể dục và ngồi thiền tại chỗ, chúng cũng giúp năng suất làm việc tốt hơn.
5. Tuân theo quy tắc 2 phút
Nếu một công việc hoặc nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Bạn sẽ mất ít thời gian cho nó hơn, so với việc quay lại hoàn thành nó sau. Đây là một quy tắc đơn giản từ cuốn sách "Getting Things Done" của David Ailen. Hầu hết công việc mà bạn trì hoãn không khó để làm, bạn có đủ khả năng để thực hiện chúng, bạn chỉ đang né tránh bắt đầu thực hiện vì một vài lý do nào đó. Quy tắc 2 phút giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, với 2 nguyên tắc:
- Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay: Có nhiều việc chưa tới 2 phút để làm nhưng vì thói quen trì hoãn nên công việc của bạn cứ dần chồng chất. Hãy tập thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức, nó chỉ tốn của bạn không đến 2 phút.
- Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút. Bạn không thể hoàn thành mọi việc trong vòng 2 phút, nhưng để bắt đầu - chỉ cần 2 phút.
Quy tắc 2 phút giúp bạn giải quyết công việc nhanh, không bị quên và giúp tăng năng suất làm việc
6. Tranh thủ các khoảng thời gian trống trong lúc chờ đợi
Trả lời email, xem lại danh sách việc cần làm, brainstorming, đọc lại tài liệu trước cuộc họp là những công việc có thể tranh thủ khi bạn tận dụng thời gian chờ đợi, ví dụ như khi bạn ngồi trên taxi di chuyển tới chỗ làm, hoặc đợi trong phòng chờ của bác sĩ.
7. Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo
Tất cả công việc bạn làm đều nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó tiếp nhận feedback để chỉnh sửa, hơn là lãng phí thời gian cố gắng khiến nó hoàn hảo. Bạn sẽ thấy bạn có thể hoàn thành các dự án nhanh hơn nhiều nếu bạn thực hiện chúng trong bốn hoặc năm "bản nháp" thay vì cố gắng hoàn thành dự án ngay từ lần đầu tiên.
Bước 2: Tăng năng suất làm việc của nhân viên
8. Áp dụng những phương pháp tăng năng suất mà bạn sử dụng cho bản thân
Khi bạn đã áp dụng thành công những phương pháp tăng năng suất cho bản thân, bạn có thể chọn những phương pháp phù hợp với mình và áp dụng nó cho bộ máy nhân sự.
- Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc: bạn có thể tạo ra các hoạt động như chúc mừng sinh nhật, tổ chức hoạt động nhóm hàng tuần, cùng ăn trưa hàng tuần…
- Có những giờ nghỉ ngắn trong ngày làm việc tái tạo sức lao động, tăng năng suất lao động
- Ra quy định làm việc với email. Nếu nhân viên muốn có phản hồi ngay lập tức, họ nên gọi cho nhau hoặc đến văn phòng của nhau. Mong đợi email được đọc ngay lập tức dẫn đến thói quen kiểm tra email liên tục, làm lãng phí thời gian.
- Đặt deadline. Dù là dự án dài hạn hay dự án mở (không thời hạn), nhân viên của bạn sẽ có nhiều động lực làm việc hơn nếu bạn đặt ra mục tiêu và deadline rõ ràng để họ đạt được trong quá trình thực hiện.
- Cấp cho nhân viên quyền sử dụng phòng gym: Có một phòng gym ở văn phòng hoặc cho nhân viên một thẻ thành viên tại phòng gym gần đó, có thể tăng năng suất làm việc của họ.
9. Cho phép nhân viên làm việc từ xa và giờ giấc linh hoạt
Việc hoàn thành công việc ở đâu và vào lúc nào, không quan trọng bằng việc hoàn thành công việc trong bao lâu. Một nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng: những nhân viên được phép làm việc từ xa gắn kết với công ty và làm việc trong thời lượng lâu hơn. Hãy cho phép nhân viên của bạn làm việc linh hoạt tại thời điểm và nơi họ cảm thấy làm việc tốt nhất.
Tuy nhiên, hình thức làm việc từ xa phù hợp nhất nếu công ty của bạn đã có quy trình rõ ràng, nhân viên biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của mình. Đối với các công ty start-up đang trong quá trình xây dựng hệ thống, quy trình, cơ cấu tổ chức, thì làm việc tập trung cùng nhau sẽ là hình thức tốt hơn, giúp hạn chế sự xao nhãng, phân tâm, đảm bảo tính kỉ luật để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Cho phép nhân viên làm việc từ xa với giờ giấc linh hoạt nhưng công ty phải có quy trình rõ ràng; nhân viên biết rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của mình; đảm bảo tính kỉ luật để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc
10. Thể hiện sự trân trọng, ghi nhận thành quả của nhân viên
Khi nhân viên cảm thấy được ghi nhận nỗ lực làm việc, họ sẽ có thêm động lực và làm việc năng suất hơn. Hãy khen ngợi họ trong cuộc họp, trao thưởng nếu họ có kết quả làm việc tốt. Nếu nhân viên của bạn làm thêm giờ, hãy ghi nhận công sức của họ. Nếu bạn thất bại trong việc tưởng thưởng sự chăm chỉ của nhân viên, thì họ cũng không làm việc chăm chỉ như bạn mong muốn.
11. Tạo ra một văn hoá làm việc có trách nhiệm
Khi nhân viên được trao quyền tự chủ trong công việc và biết rằng họ sẽ nhận được feedback để cải thiện, họ sẽ làm việc một cách tỉ mỉ hơn. Trao trách nhiệm cũng có nghĩa là đưa cho nhân viên một định hướng rõ ràng về lộ trình phát triển của công ty, công việc của họ đóng góp như thế nào vào sự phát triển đó. Nếu nhân viên hiểu được công việc của họ có ý nghĩa như thế nào, thay vì chỉ là một con ốc nhỏ trong bộ máy khổng lồ, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn.
Gợi ý: Đưa ra phần thưởng về tài chính xứng đáng, tương ứng với mục tiêu rõ ràng là một cách tuyệt vời để tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
12. Làm việc theo nhóm
.jpg)
Làm việc nhóm có thể cải thiện kết quả công việc, bởi một công việc được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau. Phương pháp này sẽ khiến nhân viên làm việc cẩn thận hơn, họ không muốn cả team bị ảnh hưởng hoặc họ bị lép vế hơn so với những người trong nhóm. Ngoài ra, làm việc nhóm cũng ngăn cản cảm giác cô lập khi nhân viên cảm thấy bị phớt lờ và không quan trọng.
13. Tạo điều kiện cho nhân viên được làm những công việc đa dạng
Làm một công việc lặp đi lặp lại có thể khiến nhân viên của bạn nhàm chán. Đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) có thể khiến công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kĩ năng của nhân sự, đồng thời cho họ có cái nhìn toàn diện về công ty khi được luân chuyển nhiều vị trí khác nhau.
Đa dạng hoá loại công việc, cách làm việc (ví dụ như làm việc độc lập/ làm việc nhóm) có thể khiến công việc trở nên mới mẻ hơn, giúp nâng cao kĩ năng của nhân sự
14. Đầu tư vào việc đào tạo nhân viên
Đào tạo nội bộ vừa giúp chất lượng bộ máy nhân sự tốt hơn, vừa tạo cho nhân viên cảm giác mong muốn “trả ơn” cho công ty. Hãy chú ý thường xuyên hơn tới những quản lý tầm trung, họ là những nhân sự chủ chốt dẫn dắt team thực thi tầm nhìn doanh nghiệp thành hiện thực, vì vậy những buổi huấn luyện về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ trực tiếp cải thiện năng suất công ty.
.png)
15. Cam kết với những cải tiến trong tổ chức
Để cải thiện năng suất làm việc, nhà lãnh đạo cần cam kết với sự thay đổi trong quy trình tổ chức. Các bước cho việc cải tiến này như sau:
- Đặt ra một mức cơ bản: Nếu bạn là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, thì tổng doanh thu mỗi giờ làm việc là bao nhiêu? Các dịch vụ cơ bản mà bạn cung cấp là gì và chúng thường mất bao nhiêu thời gian? Nếu bạn là doanh nghiệp sản xuất, mất bao lâu để sản xuất sản phẩm? Nguyên liệu đầu vào của bạn có đang dư thừa, bạn có hàng tồn kho hay không? Số phần trăm sản phẩm bị lỗi khi sản xuất lần đầu tiên là bao nhiêu?
- Xác định các mảng cần cải thiện: Ví dụ, bạn muốn giảm bớt số lượng sản phẩm bị lỗi bằng cách tăng số lượng nhân viên, hoặc làm tinh gọn lại quy trình sản xuất. Bạn muốn tăng quy mô doanh nghiệp, bắt đầu từ việc thay đổi cơ cấu phòng ban... Hãy xác định các mảng cụ thể cần cải thiện, để từng bước đạt được mục tiêu dài hạn.
- Thiết lập quy trình thay đổi và xác định các chỉ số thành công: Quá trình này có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm. Bạn sẽ cần thử nghiệm các quy trình mới để xem chúng có đang cải thiện các chỉ số đặt ra hay không.
- Đào tạo đội ngũ quản lý: Để một quy trình hoạt động, trước tiên bạn sẽ cần đào tạo người quản lý của mình, bởi họ là người trực tiếp quản lý nhân viên triển khai nó.
Bước 3: Để công nghệ làm việc cùng bạn
16. Đầu tư vào sản phẩm công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và công sức
Mục đích của công nghệ là để tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, vì vậy nếu phải mất một đội ngũ nhân sự toàn thời gian để duy trì công nghệ, hoặc nhân viên của bạn liên tục gặp vấn đề, thì sản phẩm công nghệ đó không hợp với doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, khi chọn lựa giải pháp công nghệ, hãy chọn các giải pháp mất ít thời gian và công sức của nhân sự nhất.
17. Trang bị cho nhân viên máy tính mới
Máy tính cũ có thể tiết kiệm tiền bạc, nhưng từng giây dành cho việc khởi động máy hoặc chờ loading... rõ ràng làm giảm năng suất của nhân sự. Vì vậy, đầu tư vào chiếc máy tính mới vừa giúp tiết kiệm thời gian doanh nghiệp, vừa cho nhân viên thấy nhà lãnh đạo của họ mong muốn cho họ công cụ làm việc tốt nhất. Họ sẽ trả công bạn bằng khả năng làm việc tốt nhất của họ.
.png)
18. Cung cấp một nền tảng công nghệ để nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu
Một số nghiên cứu chỉ ra rằng nhân sự được phép làm việc từ xa làm việc năng suất hơn, bạn có thể thúc đẩy năng suất nhân viên khi tạo điều kiện cho họ “tranh thủ” làm việc trong lúc chờ đợi. Để làm được điều đó, nhân viên của bạn cần được hỗ trợ bởi các sản phẩm công nghệ như:
- Laptop: Laptop là công cụ tối thiểu giúp nhân viên làm việc từ xa, nhưng chỉ khi nó được đồng bộ với máy tính và program của công ty
- Điện thoại thông minh và máy tính bảng (tablet): cho phép nhân viên check mail và sửa tài liệu ngay cả khi di chuyển.
- Các chương trình (program) có thể đồng bộ giữa các thiết bị khác nhau: Mọi thứ trên desktop của nhân viên cần có sẵn trong laptop, điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ. Điều này tạo ra một bộ máy nhân sự linh hoạt, được kết nối. Nếu nhân viên chỉ có thể truy cập program tại bàn làm việc của họ, họ sẽ mất khả năng linh hoạt và khó thể làm việc ngoài giờ.
- Nền tảng công nghệ cộng tác: ví dụ như mạng xã hội Jive hay Yammer, các công cụ giao tiếp như Skype hay Google Hangouts, giúp nhân viên kết nối ngay cả khi họ không gặp nhau trực tiếp.
- Nền tảng đám mây: Lưu trữ công việc và cộng tác trên nền tảng đám mây giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhân viên của bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc từ mọi nơi.
19. Sử dụng phần mềm theo dõi công việc online
Hãy nghĩ về thời gian mà nhân viên của bạn dành để theo dõi, kiểm tra một công việc đã xong hay chưa, hoặc thảo luận về tiến độ làm việc trong cuộc họp. Những phần mềm theo dõi tiến độ công việc như Flow, Producteev hay Wework cho phép nhân viên cập nhật tiến độ dự án ở bất cứ đâu. Điều này giúp cuộc họp ngắn hơn, ít email qua lại hơn và tất nhiên là tăng năng suất hiệu quả gấp nhiều lần.
20. Khuyến khích nhân viên sử dụng các ứng dụng nhắc việc, to-do list
Những ứng dụng To-do list cho phép bạn đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên ngày hết hạn hoặc các chỉ số khác, từ đó đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc Wework, giao diện To-do list giúp nhà quản lý thấy được danh sách việc cần làm không chỉ của cá nhân, mà còn của tất cả nhân viên trong từng dự án cụ thể.
Ví dụ 1 ứng dụng nhắc việc: Due
21. Đầu tư vào nhiều phần mềm phục vụ một mục đích cụ thể, hơn là một phần mềm làm được tất cả mọi thứ
Các phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm cộng tác nội bộ nhóm, sẽ chuyên biệt và dễ sử dụng hơn cho từng mục đích cụ thể, hơn là các chương trình tổng quát như ERP, khi đó nhân viên của bạn sẽ dễ dàng làm quen với công cụ làm việc và cải thiện năng suất tốt hơn.
Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm giải pháp tăng năng suất doanh nghiệp, chúng tôi gợi ý giúp bạn giải pháp Wework - phần mềm chuyên biệt cho quản lý công việc và cộng tác nhóm, tập trung giải quyết vấn đề cải thiện năng suất làm việc cho doanh nghiệp, với các ưu điểm sau:
- Không cần cài đặt, dùng online trên nền tảng đám mây, nhân viên có thể truy cập và làm việc ở bất cứ đâu.
- Không tốn nhân sự duy trì hệ thống, bởi Wework có đội ngũ hỗ trợ triển khai trực tiếp tại Việt Nam
- Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm bớt công sức cập nhật tình trạng công việc, tiết kiệm thời gian meeting, tăng năng suất công việc lên tới 200%.
- Tính năng nhắc việc, đặt ưu tiên công việc, đặt ngày hết hạn, giúp hạn chế tối đa tình trạng trễ deadline.
- Giao diện quản lý theo dạng to-do list, Kanban và Gantt chart, linh hoạt, phù hợp với đặc thù công việc của các team khác nhau.
