Bố cục các mẫu báo cáo công việc chuẩn cho từng ngành nghề
Báo cáo có thể không phải là cách giao tiếp thú vị nhất nhưng lại rất quan trọng. Báo cáo là một cách hiệu quả để các tổ chức, doanh nghiệp theo dõi các sự kiện và đo lường tiến độ. Một tổ chức càng lớn thì càng cần nhiều báo cáo để theo dõi hoạt động của các phòng ban khác nhau. Để đưa ra quyết định thông minh về ngân sách, chiến lược tiếp thị, phát triển sản phẩm và chiến lược phát triển, bạn không thể chỉ dựa vào cảm giác của mình mà còn căn cứ vào các báo cáo về hoạt động hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
Vậy, bạn đã biết cách viết một báo cáo công việc hiệu quả? Trước hết, hãy cùng tìm hiểu về các phần chính của một mẫu báo cáo công việc chuẩn nhé.
1. Bảy yếu tố cần có của mẫu báo cáo công việc chuẩn
a. Tiêu đề
Nếu là các báo cáo ngắn thì ở trang bìa bạn có thể bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn cảm thấy cần thiết, chẳng hạn như người thực hiện và ngày được chuẩn bị. Đối với một báo cáo dài hơn, bạn có thể bao gồm thêm bảng mục lục và định nghĩa về các thuật ngữ chuyên môn.
b. Tóm lược
Phần tóm tắt nên bao gồm các điểm chính, kết luận và đề xuất. Nội dung này cần phải ngắn gọn, vì nó là một tổng quan chung của báo cáo. Một số người sẽ đọc tóm tắt và chỉ đọc lướt báo cáo, vì vậy hãy đảm bảo bạn bao gồm tất cả các thông tin liên quan. Tốt nhất là nên viết phần này khi bạn đã hoàn thành xong báo cáo để chắc rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
c. Giới thiệu
Tại đây bạn cần giải thích vấn đề và thông báo cho người đọc lý do tại sao báo cáo được thực hiện. Bạn cần đưa ra định nghĩa về các thuật ngữ nếu bạn không đưa chúng vào phần tiêu đề và giải thích cách sắp xếp các chi tiết của báo cáo.
d. Nội dung chính
Đây là phần quan trọng của báo cáo và bạn nên đưa vào tất cả các sự kiện giúp hiểu rõ về vấn đề, bao gồm các lý thuyết nếu có liên quan, phương pháp, hành động và các kết quả.
Các phần trước cần được viết bằng từ ngữ đơn giản nhưng phần này bạn có thể bao gồm các thuật ngữ kỹ thuật hoặc biệt ngữ trong ngành nghề của bạn. Trong đó, các tiểu mục cần được viết rõ ràng và làm nổi bật để giúp người đọc dễ dàng tìm thấy thông tin họ tìm kiếm.
Thông tin trong báo cáo thường được sắp xếp theo thứ tự quan trọng với thông tin quan trọng nhất được trình bày trước. Ngoài ra, bạn có thể chọn sắp xếp các luận điểm của mình theo độ phức tạp hoặc theo thứ tự thời gian.
e. Phần kết luận
Đây là phần bạn nên tóm tắt một cách súc tích, ngắn gọn những nội dung đã được trình bày ở các phần trước. Không nên sử dụng thuật ngữ hay các từ ngữ chuyên môn ở phần này vì nhiều người sẽ chỉ đọc tóm tắt và kết luận.
f. Đề xuất
Đây là nơi bạn thảo luận về bất kỳ hành động nào cần phải được thực hiện. Bằng các từ ngữ đơn giản, hãy giải thích các đề xuất của bạn và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
g. Phụ lục
Mục này bao gồm thông tin mà các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn sẽ đọc. Nó nên chứa tất cả các chi tiết hỗ trợ cho kết luận của bạn.
Đọc qua các phần cần có của bản báo cáo công việc trên đây chắc hẳn bạn sẽ lo lắng các báo cáo của bạn sẽ thật nhàm chán? Bằng cách tham khảo các mẫu báo cáo công việc chuẩn dành cho từng trường hợp hoặc ngành nghề cụ thể sau đây, bạn có thể tạo ra các báo cáo thực sự thu hút độc giả của mình.
2. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần
Mẫu báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nhiệm vụ đã hoàn thành, nhiệm vụ đang thực hiện và nhiệm vụ cho ngày mai hoặc tuần tới.
Báo cáo công việc hàng ngày hay hàng tuần có thể giúp bạn tìm ra những nhiệm vụ cần ưu tiên, dự án nào đang mất quá nhiều thời gian để hoàn thành và số liệu hoặc mục tiêu nào có thể cần chú ý hơn.
Dưới đây là một mẫu báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần mà bạn có thể tham khảo.
a. Bản báo cáo hàng ngày, hàng tuần
|
Tên nhân viên: Bộ phận: Tuần: 1/ Nhiệm vụ đã hoàn thành: - Viết nội dung cho các trang mạng xã hội - Đăng bài trên các blog - Liên hệ với các đối tác truyền thông, đăng chờ phản hồi 2/ Nhiệm vụ đang thực hiện: - Tiến hành tiếp cận các kênh truyền thông để chia sẻ các nội dung hiện có. Mục tiêu là đạt được 50 kênh vào cuối tháng, so với số lượng hiện tại là 41. - Theo dõi hiệu suất quảng cáo trên Facebook, xem xét các số liệu và đã đạt yêu cầu ở quy mô nhỏ, sẽ tăng lên ở quy mô vừa phải và đo lường kết quả. 3/ Công việc cần làm trong tuần tới: - Cần thực hiện các cuộc gọi đến khách hàng và tham dự 3 cuộc họp - Sửa và hoàn chỉnh các bài viết đăng trên các trang web. |
|---|
b. Một số mẫu báo cáo
Mẫu báo cáo bán hàng
Nếu bạn không theo dõi doanh số bán hàng của mình trên cơ sở hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm, thì đây là thời gian để bắt đầu.
Tạo báo cáo bán hàng cho các khoảng thời gian khác nhau có thể giúp bạn xác định xu hướng cũng như cơ hội phát triển.
Mẫu báo cáo bán hàng thường bao gồm các dữ liệu sau đây:
- Tổng quan về các mục tiêu bán hàng và liệu các mục tiêu đó có được đáp ứng hay không
- Doanh thu và chi phí
- Dự báo doanh số cho các giai đoạn sắp tới (tháng, quý, năm)
- Sản phẩm và dịch vụ đang bán nhiều nhất và những sản phẩm nào bán chậm.
- Số lượng khách hàng tiềm năng và tỷ lệ họ quay trở lại mua hàng trong khoảng thời gian nhất định
- Các thách thức và rào cản
Mẫu báo cáo Digital Marketing
Mẫu báo cáo kế hoạch công việc tiếp thị kỹ thuật số (Digital Marketing) bao gồm các dữ liệu sau:
- Tổng quan về chiến lược Digital Marketing hiện tại của bạn
- Mục tiêu marketing chính của bạn và liệu chúng có đạt được hay không
- Tổng quan về các số liệu chuyển đổi, bao gồm số lượng khách hàng biết đến sản phẩm tự nhiên và thông qua quảng cáo, chi phí cho mỗi lần chuyển đổi
- Tổng quan về số liệu lưu lượng truy cập của bạn theo từng kênh
- Tổng quan về SEO, bao gồm mọi thay đổi trong bảng xếp hạng cho các từ khóa quan trọng
- Tổng quan về các chiến dịch PPC (người dùng ấn vào liên kết quảng cáo) mà bạn đang chạy, bao gồm tỷ lệ nhấp, ROI và chi phí mỗi lần nhấp vào quảng cáo.
- Tổng quan về các kênh truyền thông xã hội của bạn, bao gồm các số liệu tương tác và khách hàng tiềm năng từ các kênh cụ thể
Mẫu báo cáo ngân sách
Bạn nên phân tích ngân sách, chi phí và doanh thu của mình theo hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Một báo cáo ngân sách thường bao gồm các nội dung sau:
- Các loại ngân sách khác nhau
- Mức chi tiêu quý hoặc năm cho từng danh mục trong ngân sách
- Các mục mà bạn có thể cần phải cắt giảm hoặc tăng chi tiêu
- Dự báo chi phí cho quý mới hoặc năm tới
Một vài mẹo để viết báo cáo ngân sách hiệu quả:
- Phân loại rõ ràng từng giai đoạn báo cáo (hàng tháng, hàng quý, hàng năm)
- Cung cấp một mô tả ngắn gọn về từng phần trong báo cáo của bạn, để làm nổi bật những thông tin quan trọng
- Sử dụng bảng để so sánh số tiền tiết kiệm so với chi tiêu
- Sử dụng biểu đồ cột, biểu đồ hình tròn và biểu đồ bong bóng để trực quan hóa việc phân bổ ngân sách
- Làm nổi bật những chi tiết quan trọng bằng cách sử dụng màu sắc tương phản, phông chữ đậm và biểu tượng
b. Mẫu báo cáo kết quả công việc hàng năm
Báo cáo thường niên là một tài liệu bao gồm tất cả các thông tin phản ánh về công việc của bạn trong năm qua, bao gồm:
- Tuyên bố sứ mệnh của công ty
- Tình hình tăng trưởng của công ty (tài chính, số lượng sản phẩm, văn hóa)
- Báo cáo doanh thu và dòng tiền của bạn
- Các mảng kinh doanh khác nhau
- Thông tin về cổ phiếu và cổ tức của công ty bạn
- Các thành tựu và câu chuyện thành công
Một số điều nghe có vẻ rất khô khan phải không? Hãy suy nghĩ về những điều giúp bạn trình bày báo cáo hàng năm một cách trực quan như sau:
- Có những bức ảnh nào bạn có thể dùng để mô tả về hoạt động kinh doanh?
- Có những biểu tượng nào bạn có thể sử dụng để minh họa cho các khái niệm nhất định
- Những màu sắc nào bạn có thể sử dụng để phản ánh một công ty năng động và lạc quan về tương lai?
Các báo cáo kế hoạch công việc cũng như bất kỳ loại văn bản nào khác, chủ yếu đều hướng đến mục đích truyền tải các đề xuất hoặc các kết quả quan trọng. Cách hiệu quả nhất để cung cấp các báo cáo này là thông qua văn bản rõ ràng, súc tích và thuyết phục. Ghi nhớ những lời khuyên và tham khảo bố cục của các mẫu báo cáo công việc bằng Word hoặc Excel trên đây, bạn sẽ có được không chỉ bản báo cáo hoàn chỉnh mà còn hấp dẫn, lôi cuốn người đọc.
