A. Cấu trúc bài viết
- Viết phần chủ đề ấn tượng của mail xin việc
- Nội dung mail xin việc
- Cách chọn địa chỉ email
- Tên File đính kèm
- Điền thông tin chủ đề (Tiêu đề) email hợp lý
- Ghi thông tin liên lạc của bạn vào email
- Đọc lại email và kiểm tra lỗi chính tả
- Gọi điện trực tiếp cho Nhà tuyển dụng sau khi gửi email
B. Nội dung bài viết
Thời buổi thông tin, ngày càng nhiều đơn vị tuyển dụng nhận hồ sơ xin việc qua email và nội dung chủ yếu là CV xin việc của người tìm việc, với hàng trăm email được gửi tới nhà tuyển dụng, vậy bạn phải viết như thế nào để có thể tạo được ấn tượng ngay từ chính cách gửi và viết email của mình? Cũng giống như cách viết CV xin việc, Email xin việc cũng cần phải có những cách viết ấn tượng và chuyên nghiệp.
Dù bạn có thể ứng tuyển thông qua Website giới thiệu việc làm nhưng nếu bạn trực tiếp soạn Email và gửi Hồ sơ của mình để ứng tuyển chắc chắn Nhà Ttuyển dụng sẽ đánh giá bạn cao hơn do bạn đã có cách tiếp cận khác biệt và thể hiện rõ là bạn cũng khá tỉ mỉ, chăm chút cho việc ứng tuyển, và rất đang muốn có một công việc làm ổn định.
Trước hết hãy tìm hiểu kỹ về thông tin nhà tuyển dụng như lĩnh vực hoạt động, môi trường văn hóa, nhân sự... và vị trí tuyển dụng, điều này giúp bạn có thể soạn Email một cách chân thành và gần gũi nhất, nó cũng giúp bạn chắc chắn mình có phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không trước khi ứng tuyển.
Để có thể gửi Email xin việc đến Nhà Tuyển dụng bạn cần chuẩn bị đầy đủ các file dưới đây, chính là bộ hồ sơ online bạn sẽ gửi kèm email:
- Đơn xin việc:
Dựa theo thông tin tuyển dụng bạn đã xem, sự phù hợp, mong muốn của bản thân hãy cho nhà tuyển dụng thấy mình là người phù hợp, Đơn xin việc thường được "customize" theo từng vị trí, nhà tuyển dụng khác nhau, nếu có thể nên tránh gửi cùng một đơn xin việc tới nhiều nhà tuyển dụng,
- CV xin việc:
Là tài liệu "cốt lõi" được mọi nhà tuyển dụng quan tâm, vì vậy bạn cần hoàn thiện thật tốt CV xin việc để tăng giá trị hồ sơ xin việc.
- Các chứng chỉ, bằng cấp, giấy tờ có dấu:
Đây là nội dung bổ sung giúp nhà tuyển dụng xác thực lại thông tin về bạn, để tránh rườm rà, bạn nên nén các nội dung này thành 1 file duy nhất.
Vậy đâu là cách làm nổi bật email xin việc của bạn?
1. Viết phần chủ đề ấn tượng của mail xin việc
Thay vì viết phần chủ đề chung chung như “Ứng tuyển cho vị trí… ”, bạn có thể áp dụng công thức “Vị trí ứng tuyển +Họ Tên + Số năm kinh nghiệm làm việc + Trình độ”.
Ví Dụ : “Ứng tuyển vào vị trí Trưởng phòng Kinh doanh + Nguyễn Văn A + 10 năm kinh nghiệm + MBA, ĐH Quốc gia Singapore”.
Hãy tập trung vào những cụm từ nêu bật phẩm chất tốt nhất của bạn. Kiểu chủ đề này sẽ gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng hơn, thôi thúc họ mở và đọc hết email của bạn.
Phần mở đầu email xin việc lý tưởng nhất có thể là:
“Ông/bà X đã cho tôi biết thông tin về vị trí tuyển dụng này của công ty”. Như vậy, người nhận email biết ông/bà X và người này giới thiệu công việc cho bạn. Sự kết nối ngay từ đầu email này sẽ giúp bạn có chút lợi thế hơn so với những ứng viên khác bởi giới thiệu qua người quen vẫn là một trong những biện pháp xin việc hiệu quả nhất hiện nay.
- Vì vậy, trước khi gửi Email xin việc, hãy xem người nào trong mạng lưới quan hệ có thể giúp bạn kết nối với công ty hoặc bộ phận nhân sự công ty.
2. Nội dung mail xin việc
Lời khuyên nội dung Email xin việc:
- Không để trống mail, sẽ chẳng nhà tuyển dụng nào cho rằng bạn có thiện trí và tác phong làm việc tốt nếu chỉ quăng qua và cái tệp và không nói gì cả.
- Hãy để nội dung đơn xin việc vào mail: vì nó sẽ giúp người nhận (nhân sự) có thể đọc ngay và có được cái thông tin ban đầu về bạn mà không cần phải tải CV xin việc hay đơn xin việc về (khi bạn đính kèm)
- Trong email, đừng chỉ viết ngắn gọn “Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí X và đính kèm là sơ yếu lý lịch của tôi”. Hãy nêu khái quát những điểm mạnh của bản thân, lý do nhà tuyển dụng nên chú ý tới bạn. Từ đó khiến họ tò mò và tìm hiểu nhiều hơn về bạn. Đây có thể là phiên bản ngắn gọn của thư xin việc và như vậy bạn cũng không cần gửi đính kèm thư xin việc.
- Tốt nhất nên gạch ra 4 - 5 dòng ngắn gọn vì người nhận sẽ chỉ nhanh chóng lướt qua trong vài giây. Hãy đọc kỹ phần mô tả công việc của nhà tuyển dụng, bắt lấy một vài “từ khóa” và sử dụng chúng trong email để nhà tuyển dụng thấy được sự phù hợp của bạn với vị trí công việc.
3. Cách chọn địa chỉ email
- Bạn nên chọn một E-mail "nghiêm túc", ví dụ như nguyenvana@yahoo.com (hoặc @gmail.com), hoặc một email tương tự kiểu như thế để sử dụng xin việc làm cũng như sử dụng lâu dài trong quá trình làm việc sau này.
- Đừng bao giờ sử dụng những Email kiểu deptraikhonglangnhang@... langtuvotinh@... Girlxinhvaratthongminh@... những Email như vậy sẽ gây mất thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên của Nhà tuyển dụng, đơn giản vì họ cảm thấy bạn không nghiêm túc và thấy bị coi thường.
4. Tên File đính kèm
- Khi gửi kèmResume, Thư xin việc hay bất cứ tài liệu nào khác theo yêu cầu của công ty, hãy đảm bảo rằng tên của các tài liệu ấy có chứa tên của bạn, ví dụ như "Lindsay_smith_resume.pdf" hay "Lindsay_smith_resume.doc". Đừng quên rằng số đơn xin việc gửi đến nhà tuyển dụng có thể lên tới 100 hoặc hơn. Nếu trong đó có một vài tài liệu đều được xác định là ‘resume.doc’, thay vì đặt tên khác cho chúng, người có trách nhiệm có thể chẳng ngó ngàng gì đến.
- Bên cạnh đó, gửi các tập tin dạng pdf sẽ đảm bảo quy cách trong các tài liệu sẽ không bị thay đổi. Và khi gửi chúng, nhớ báo cho người đọc rằng bạn có thể gửi tài liệu dưới dạng văn bản Word. Điều này ngay lập tức thiết lập một cuộc đối thoại giữa bạn và người đọc hồ sơ của bạn. Đó là một khởi đầu tốt đẹp cho việc tiếp nhận công việc.
5. Điền thông tin chủ đề (Tiêu đề) email hợp lý
- Không được để trống dòng chủ đề, hoặc dùng một chủ đề chung chung như “Xin chào”. Hãy cho Nhà Tuyển dụng nhận biết ngay mục đích Email của bạn tại ngay khi mở hòm Mail, ví dụ: “Đơn xin ứng cử vào Vị trí Giám đốc Bán hàng”, như vậy bạn sẽ có cơ hội được xem xét ngay hoặc Nhà tuyển dụng dễ dàng tìm lại vào ngày hôm sau.
Ví dụ: Bạn có thể viết tiêu đề theo ví dụ sau: Đơn xin ứng cử vào Vị trí Giám đốc Bán hàng – Nguyễn Văn A (Đơn xin vào vị trí ứng tuyển + họ tên của bạn)
6. Ghi thông tin liên lạc của bạn vào Email
- Những thông tin liên lạc đến bạn đã có trong hồ sơ của bạn, nhưng điều đó lại đòi hỏi Nhà tuyển dụng phải mở file đính kèm để tìm những thông tin này.
- Một ý hay để giải quyết vấn đề này là bạn hãy là ghi tất cả thông tin liên lạc của bạn trong phần chính của Email. Việc điền thông tin liên lạc vào Email bảo đảm rằng bạn có thể được liên lạc lại hoặc liên lạc trực tiếp ngay cả đối với Nhà tuyển dụng có rất ít thời gian rảnh hoặc với những Nhà tuyển dụng có máy tính không thể mở được các định dạng file đính kèm của bạn (Bạn có thể thêm phần thông tin liên lạc ở phần cuối hoặc phần giới thiệu sơ qua trên đầu)
7. Đọc lại email và kiểm tra lỗi chính tả
Chẳng có gì đau đớn hơn khi kết quả của cả một quá trình học hành và chịu khó làm việc tiếp thu kinh nghiệm lại bị loại bởi một lý do đơn giản. Bạn đã bị loại chỉ vì những lỗi chính tả hoặc đánh vần cẩu thả. Hãy chuyên nghiệp và đọc lại hồ sơ một cách cẩn thận. Nên nhớ rằng E-mail của bạn mà bạn không muốn đọc thì không ai muốn đọc.
8. Gọi điện trực tiếp cho Nhà tuyển dụng sau khi gửi Email
- Không phải lúc nào email cũng là cách thức liên lạc đáng tin cậy. Có thể người nhận sẽ xem Email của bạn là thư rác bởi họ nhận được quá nhiều Email và không thể kiểm soát hết. Do đó, sau khi gửi Email, hãy gọi điện để xác nhận nhà tuyển dụng đã nhận được Email của bạn hay chưa.
Nếu sau 1 tuần không nhận được thông tin gì, hãy tiếp tục liên lạc lại với họ để biết chắc rằng họ đã xem Email của bạn cũng như nhận phản hồi từ phía nhà tuyển dụng về Email xin việc của bạn.
Trên đây là một vài bí quyết để có một Email gửi CV xin việc thành công chuyên nghiệp, với chính tả và ngữ pháp chính xác, đôi khi bỏ qua, cơ hội của bạn có thể sẽ vụt mất trước khi bạn bước chân vào cánh cửa đó.
Đọc thêm: CV là gì? Tại sao đi xin việc cần có CV? và 7 Phong cách thiết kế CV được ưa chuộng nhất hiện nay
